Assistant(e) de Direction

Mission du/de la
secrétaire de direction

Dans le cadre de sa fonction, un directeur a très souvent besoin d’être secondé par une autre personne. Celle-ci, grâce à ses compétences, a pour but de l’aider à gagner du temps.

C’est donc à elle que revient la tâche de la gestion administrative interne, mais aussi la gestion de toutes les relations externes de l’entreprise. Le/la secrétaire de direction est cette collaboratrice, ce bras droit du directeur qui joue le rôle d‘interface entre tous les acteurs de l’entreprise et son chef.
Elle sera chargée de gérer les appels, les mails, l’agenda du directeur, d’organiser des événements et réunions et de suivre toutes sortes dossiers.

La fonction de secrétaire de direction est aussi connue sous d’autres appellations: assistant(e) de direction, assistant(e) de manager, office manager, attaché(e) de direction, assistant(e) d’unité opérationnel ou même secrétaire ou assistant(e) de direction bilingue, trilingue ou multilingue.

Tâches principales

gestion des agendas
filtrage des appels téléphoniques
accueil des visiteurs
organisation des déplacements
gestion des courriers et e-mails
suivi des dossiers
classement et archivage
suivi du budget du service
collaboration aux opérations de communication interne et externe

Statistiques

Secrétaire est également une profession masculine. D’ailleurs, à Genève, l’âge de la plupart des hommes qui pratiquent la profession de «secrétaire» se situe entre 25 et 35 ans.

Le hit parade des salaires moyens annuels des secrétaires par industrie à Genève est le suivant:

Conseils divers CHF 119’000
Banques / Instituts financiers CHF 117’000
Administrations publiques/Associations CHF 91’000
Santé/Soins CHF 83’709
Formation CHF 81’714

En 2018, toutes industries confondues le salaire moyen mensuel était de CHF 8’591*.

* Etude de Jean-blaise Besançon publié le 21 septembre 2018 dans l’Illustré

Qualités requises

L’exercice de cette profession fait appel à des qualités comme:

Sens de la communication
Esprit d’initiative
Disponibilité
Facilité pour les langues
Facilité d’expression
Présentation soignée
être organisé(e)
être méthodique(e)
être sérieux(-se)
être discret(-ète)
avoir de l’entregent
avoir des qualités rédactionnelles et relationnelles

Pourquoi faire une formation supérieure dans le secrétariat de direction ?

Les entreprises recherchent des secrétaires/assistantes possédant une formation solide, voire parfois un diplôme universitaire.

Il est important de continuer à se former et ce même en cours de carrière. Nous conseillons de plus de compléter les études par un stage si vous n’avez jamais eu d’expérience de travail en bureau. Les stages en entreprises confèrent un plus de valeur aux CVs et les rendent plus intéressants sur le marché du travail.

Environnement

Les jeunes secrétaires/assistantes de direction, en début de carrière, souhaitent de plus en plus être associées à des projets, c’est pourquoi les entreprises réfléchissent à des tâches supplémentaires afin de rendre ce poste plus intéressant pour le groupe des 25-35 ans..

Contact

Adresse :
Rue de Lausanne 45A
3ème étage
1201 Genève

Tel :
022 906 17 87

Email :
direction@ismts.ch